BREF RAPPEL

Pour les sociétés dont l’exercice comptable correspond à l’année civile, l’AG ordinaire au cours de laquelle les comptes annuels de l’exercice écoulé sont approuvés, doit se tenir en principe au plus tard le 30 juin prochain (dans les 6 mois de la clôture des comptes, sauf à tenir compte de la prolongation de 10 semaines autorisée en raison du coronavirus).

On rappelle ci-dessous l’essentiel des règles applicables pour l’AG ordinaire de 2020 selon le nouveau code des sociétés et associations (CSA), en nous limitant aux sociétés à responsabilité limitée (SRL) de type familial ou à actionnaire unique.

Rappelons d’abord quelques nouveautés importantes applicables impérativement depuis le 1er janvier 2020[1] :

  • la ‘SPRL’ n’existe plus. Même sans modification de leurs statuts, les SPRL doivent apparaître sous le sigle SRL et non plus SPRL (factures et autres documents). De même les ‘associés’ deviennent automatiquement des ‘actionnaires’ et les ‘gérants’ sont tout aussi automatiquement des ‘administrateurs’.
  • Le ‘capital social’ et la réserve légale doivent être convertis en un compte de ‘capitaux propres statutairement indisponibles’.
  • Les distributions de dividendes doivent répondre au double test : test de l’actif net et test de liquidités.
  • La dissolution et la liquidation des sociétés et des associations doivent répondre aux nouvelles dispositions.

En ce qui concerne l’assemblée générale ordinaire :

  • L’AG doit se tenir dans les 6 mois de la clôture de l’exercice. A noter qu’en raison de la crise du coronavirus, cette période de 6 mois est prolongée de 10 semaines pour permettre à l’organe d’administration de reporter la date de l’AG ; le délai d’introduction des déclarations à l’impôt des sociétés n’est pas prolongé pour autant (sauf jusqu’au 30 avril dans des cas exceptionnels);
  • L’organe d’administration reste chargé de l’établissement des comptes annuels. Il doit établir un ‘rapport de gestion’, sauf s’il s’agit d’une ‘petite société non cotée’  (voir les 3

critères – nombre de travailleurs, chiffre d’affaires, total du bilan, éventuellement consolidés – de la ‘petite société’) ;

  • S’il y a plusieurs ‘administrateurs’ (ex-‘gérants’) agissant collégialement , ils doivent délibérer et adopter les comptes annuels ; cette décision peut dorénavant être prise par écrit si leur consentement est unanime. Un PV est à établir en ce sens.
  • Dans une ‘petite société non cotée’, pas besoin de rapport (art. 3:4, 1°, CSA).
  • C’est en principe l’organe d’administration qui prend l’initiative de convoquer l’AG  et qui en détermine l’ordre du jour (éventuellement rapport de gestion, approbation des

comptes annuels, affectation du résultat, décharge aux administrateurs, éventuellement mandats échus et nominations + rémunération des mandats).

  • La convocation à envoyer aux ‘actionnaires’ (possible par courriel avec l’adresse postale ou électronique de la société où les questions peuvent être posées par écrit) avec documents à annexer (comptes annuels et rapports éventuels).
  • S’il y a un actionnaire unique, c’est lui qui exerce les compétences attribuées à l’AG. Dans ce cas, pas de convocation nécessaire, bien entendu.
  • L’AG peut se tenir par écrit si les décisions sont prises à l’unanimité, auquel cas aucune convocation n’est à envoyer (art. 5:85, CSA).
  • Rien n’empêche de continuer à reconnaître dans le PV que tous les actionnaires étant présents lors de l’AG, nul besoin de justifier de l’envoi des convocations.
  • Coronavirus (AR pouvoirs spéciaux n° 4): les AG convoquées durant la période entre le 3 mars et le 30 mai 2020 peuvent se tenir « à distance » selon les règles qui s’appliquent aux sociétés anonymes sur ce point (voir art. 7:146, CSA).
  • Le ou les ‘administrateurs’ doivent assister à l’AG.
  • Comme auparavant, si la société ne compte qu’un actionnaire unique agissant en lieu et place de l’AG, ses décisions sont consignées dans un registre conservé au siège de la société.
  • Dans les autres cas, un PV de l’AG doit être établi et signé.

André Bailleux

Anne-Thérèse Desfosses

Le 30 avril 2020

Cabinet Wantiez, Bailleux, Causin et Janssen

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[1] Attention : ces notes ne sont pas exhaustives mais recensent les nouveautés principales.